Was braucht es, damit wir als mittelständisches Unternehmen mit rund 100 Mitarbeitenden an deutschlandweit drei Standorten effizient arbeiten können? Eine funktionierende Administration gehört dazu, sie ist das Rückgrat unseres eigentlichen Geschäfts. Deshalb muss sie ab und zu auf den Prüfstand. Weil sich irgendwann zeigte, dass die Zeitwirtschaft bei Rekular ausbaubedürftig ist, haben wir im vergangenen Jahr eine neue Software eingeführt, in die sukzessive alle Personal- und Gehaltsabrechnungsprozesse integriert werden sollen.

„Unser bisheriges System konnte mit den heutigen Anforderungen nicht mehr Schritt halten“, erzählt Andrea Kaiser, die als Abteilungsleiterin Personal und Buchhaltung für das Projekt verantwortlich ist. „Ob Arbeiten im Homeoffice oder Einloggen von unterwegs – dafür fehlte dem alten Programm einfach die Flexibilität. Ein modernes musste her.“

Schichtmodelle auf einem Stand

Anfang 2024 startete die Suche nach einem geeigneten Anbieter. „Was bietet der Markt? Welches Produkt passt speziell zu uns? Und ist dabei relativ selbsterklärend? Das waren Fragen, die uns bei der Auswahl geleitet haben“, berichtet Andrea, die von ihrer Controlling-Kollegin Angela Nicotra von Anfang an tatkräftig unterstützt wurde. Wichtig war für die Entscheidung auch: Die in Teilen noch ausgelagerte Lohn- und Gehaltsabrechnung sollte in das neue System wieder vollständig einzugliedern sein.

Überzeugen konnte schließlich SP_Data, ein auf Mittelständler spezialisiertes Unternehmen für Personalsoftware. „Die Firma hat sich Zeit genommen, schon im Vorfeld unsere Bedürfnisse genau abgefragt und in ihrer Präsentation dann eine sehr passgenaue Lösung vorgeschlagen“, lobt Projektleiterin Andrea. Bis das neue System Ende Oktober 2024 an den Start gehen konnte, war allerdings noch viel Vorarbeit notwendig. Es mussten nicht nur sämtliche Personalstammdaten übertragen, sondern auch die einzelnen Schichtmodelle eingepflegt werden.

Dabei stellte sich heraus, dass die Schichtberechnungen an den Anlagen-Standorten zum Teil unterschiedlich gehandhabt wurden. Die Software-Einführung war eine gute Gelegenheit, diese Unwuchten zu bereinigen. „Auch wenn das manche Diskussionen mit sich brachte: Seitdem sind alle unsere Betriebsstätten auf dem gleichen Stand, das war mir wirklich wichtig“, betont Andrea.

Hürden überwunden

Wie häufig bei IT-Umstellungen, lief nicht alles auf Anhieb reibungslos. Doch nach einigen Wochen waren auch die „Kinderkrankheiten“ des neuen Zeiterfassungssystems ausgestanden. Seit März 2025 funktioniert es so, wie es soll. Alle Verwaltungsfachkräfte, die bei Rekular mit dem Tool arbeiten, wurden inzwischen von Andrea und Angela in die Benutzung eingewiesen, und bei Fragen und Unklarheiten hilft das engagierte Support-Team von Anbieter SP_Data jederzeit weiter.

Erfreulich: Das System entlastet die Personalabteilung, macht aber auch den Kolleginnen und Kollegen das Leben leichter. Über ein gesichertes Mitarbeitenden-Portal können künftig Urlaubsanträge gestellt und genehmigt werden. „Und sobald wir das entsprechende Programm integriert haben, lassen sich auch die Lohn- und Gehaltsabrechnungen komplett digital abrufen, dann ist Schluss mit der Zettelwirtschaft“, freut sich Andrea. Das wird aller Voraussicht nach noch in diesem Jahr der Fall sein. „Bis Herbst wollen wir mit diesem nächsten entscheidenden Schritt durch sein.“

Was rät Andrea Unternehmen, die vor einem ähnlichen Vorhaben stehen? „Vorbereitung ist das A und O. Bevor man mit einer neuen Personalsoftware live geht, sollte man die Abläufe wirklich sorgfältig planen und gut durchtesten. So sparen alle Beteiligten Zeit und Nerven.“ Trotz aller Anstrengungen bleibt ihr Fazit positiv. Das Projekt habe offen gelegt, wo noch organisatorischer Nachholbedarf bestehe. Aber auch, wie super strukturiert bestimmte Abteilungen schon seien. „Und aus dem Kollegenkreis Lob dafür zu bekommen, dass in Sachen Zeiterfassung jetzt alles so smart läuft, ist besonders schön“, so Andrea.